Come determinare la tariffa del gruppo

Il business derivante dai gruppi rappresenta un'importante opportunità per l'Hotel. Tuttavia, le tariffe possono essere difficili da valutare e le decisioni di gruppo complicate. La maggior parte delle volte, infatti, i prezzi sono il risultato di una lunga negoziazione avvenuta anche, con mesi di anticipo. Parliamo un po di gruppi, di come decidere se prenderli o meno, a quale prezzo e per quante camere.

In generale, quando parliamo di gestione di un gruppo, l'albergatore deve prendere tre livelli di decisione:

• Decisione a lungo termine: che percentuale di business riservare ai gruppi;

• Decisione a medio termine: la scelta del prendere o lasciare;

• Decisione a breve termine: una volta accettato il gruppo, la previsione di quante persone effettivamente si presenteranno in Hotel.

Nel nostro articolo di oggi parliamo della decisione a medio termine, con un'attenzione particolare su come calcolare la tariffa minima da offrire al gruppo.

Per rispondere alla prima domanda, sì o no, dobbiamo tener presente che il gruppo è sempre una grande opportunità per un Hotel. Gli ospiti di un gruppo registrano molto revenue, e generalmente non soltanto in termini di camere. Molto spesso prenotano anche un pacchetto: mezza pensione, pensione completa (F&B Revenue). Oppure partecipano a una riunione aziendale, quindi è molto probabile che abbiano prenotato anche le sale meeting o gli strumenti audio visivi dall'Hotel (MICE). Tutto questo per dire che un gruppo è sempre un buon affare per l'Hotel, il segreto è calcolare la giusta tariffa da offrire!

Prima di tutto, rispondiamo ad una delle domande più frequenti di un albergatore: "dobbiamo diminuire il prezzo se il numero di camere prenotate aumenta"? Beh, non necessariamente, perché il gruppo paga quasi sempre un prezzo inferiore a quello dell’ospite individuale, quindi se riserviamo più camere al gruppo, ciò significa che le stiamo togliendo ai clienti individuali.

Quando iniziamo a valutare un gruppo, dobbiamo considerare i costi e le entrate associate con esso. Parlando soprattutto dei costi, dobbiamo considerare il rigetto degli ospiti individuali, i quali pagano un prezzo più alto rispetto agli ospiti del gruppo. In altre parole, se ho un gruppo in arrivo, potrei dover rinunciare ad alcune potenziali attività transitorie, e questo è un costo reale che dobbiamo considerare.

Dal lato delle entrate, come abbiamo già accennato in precedenza, registriamo revenue su vari settori, non solo quello relativo alla camera, ma probabilmente anche relativo alla sala riunioni, o al food and beverage, o all'audiovisivo. A questo punto però, dobbiamo tenere presente che tutti questi flussi di entrate hanno un diverso margine di profitto.

Quindi, ad esempio, il margine di profitto relativo alla prenotazione della camera è in genere intorno al 90%, il margine di cibo e bevande potrebbe essere solo del 30% e anche per l'audio visivo, il margine di profitto potrebbe variare. Se c’è bisogno di affittarlo tramite terzi, il margine potrebbe essere del 50%.

Una volta sottolineato questo punto, facciamo un semplice esempio su come calcolare la tariffa minima da proporre al gruppo.

Supponiamo di avere un gruppo che vuole soggiornare per tre giorni e che intende prenotare 50 camere per ciascun giorno. Il nostro Hotel ha 200 camere. Il Forecast prevede di avere 140 stanze di vendita individuale per il primo giorno; 190 per il secondo; e 180 per il terzo. La tariffa media dell’Hotel è di 120 €. Il costo variabile è di 20€, quindi abbiamo un contributo di € 100 per camera. Dal gruppo ci aspettiamo un ulteriore contributo in F&B per un totale di 1.000€. A questo punto, vogliamo calcolare la tariffa minima.

Partiamo dal primo giorno, se prendiamo il gruppo per 50 camere e abbiamo 140 prenotazioni individuali, il totale sarà 190. Disponiamo di 200 camere nel nostro hotel, per cui non ci sono problemi. Non ho dovuto rinunciare a nessuna prenotazione. Ma diamo un'occhiata al secondo giorno. Prevediamo 190 prenotazioni individuali, in più accettando il gruppo (50 camere) arriviamo a 240 camere, ma ne abbiamo soltanto 200 nel nostro Hotel. Ciò significa che dovremo rinunciare a 40 ospiti individuali. Il terzo giorno la mia previsione è 180. Il gruppo è 50. Quindi, se ho accettato il gruppo, 180 più 50, 230 camere: avrò un rigetto di 30. In sintesi, su tre giorni, dovrò rinunciare a 70 camere potenzialmente provenienti da prenotazioni individuali.

Bene, c'è un costo associato a questo, giusto? Abbiamo detto che abbiamo un contributo di 100€ per camera. Quindi, 70 camere declinate per 100€ fa 7.000€, che abbiamo bisogno di tirar fuori dal gruppo in qualche modo. Allo stesso tempo, abbiamo anche incassato dal gruppo 1.000€ di contributo F&B in entrata, che possiamo utilizzare per compensare la perdita delle camere declinate. Quindi, 7.000€ meno 1.000€ fa 6.000€ che devo riguadagnare dal gruppo per essere in grado di raggiungere il “break even point”, cioè la tariffa di pareggio tra costi e benefici. A questo punto, calcoliamo la tariffa minima. Il gruppo richiede un totale di 150 camere. Abbiamo bisogno di ricavare almeno 6.000€ divisi per 150, più il costo variabile della stanza, che è di 20€, quindi la tariffa minima sarà 40 più 20, cioè 60€. Tutto questo solo per pareggiare. Naturalmente, l'albergatore salirà da questa tariffa, che rappresenta semplicemente, il punto al di sotto del quale, non è più conveniente accettare la richiesta di gruppo.

Voi partecipare ad un'evento o seminario di RateBoard? Segui le nostre notizie degli eventi sul nostro sito web