Einführung des digitalen Meldescheins in Deutschland

Der digitale Meldeschein wurde vom deutschen Bundeskabinett beschlossen und soll ab 01.01.2020 den Prozess des Meldewesens digitalisieren und deutlich vereinfachen. Doch ist die praktische Implementierung des Prozesses in der Hotellerie wirklich realistisch umsetzbar?

Der Anmeldeprozess an der Hotelrezeption kann von nun an anhand von digitalen Meldescheinen vereinfacht werden

Klingt ja super, oder?! Doch die technischen Voraussetzungen müssen größtenteils von den Hotels bzw. Zahlungsprovider und PMS erst noch geschaffen werden. 

Neben der bevorstehenden Kassensicherungsverordnung tritt nun auch die Möglichkeit, Meldescheine digital unterschreiben zu lassen mit 01.01.2020 in Deutschland in Kraft. 

Bisher kommt der Gast im Hotel an und gibt beim Check-in seine Personendaten bekannt. Seit 2015 ist es zusätzlich erlaubt, Meldescheine teilweise digital auszufüllen. Das heißt konkret, dass Personendaten bereits im Vorhinein abgefragt und vorausgefüllt werden können (Hierzu gibt es bereits einige Systeme am Markt). Dies vereinfacht und beschleunigt den Anreiseprozess bereits sehr. Nichtsdestotrotz waren die Hoteliers bis zum 01.01.2020 immer noch dazu verpflichtet, den Meldeschein auszudrucken und vom Gast handschriftlich unterzeichnen zu lassen. Nach erfolgtem Aufenthalt müssen die Meldescheine ein Jahr lang gelagert und anschließend (spätestens nach drei weiteren Monaten) gesetzeskonform vernichtet werden. Vor 2020 in Papierform, ab 01.01.2020 im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben nun auch in digitaler Weise.

Voraussetzungen

Die deutsche Regelung zum digitalen Meldeschein ab 01.01.2020 verspricht bürokratische Entlastung, Vermeidung von unnötigem Papierkram und Kostensenkung. Zur tatsächlichen Umsetzung der digitalen Variante im eigenen Hotel, ist die bisher händische Unterschrift mit einem anderen als sicher geltenden Verfahren auszutauschen. 

Die aktuelle Gesetzeslage gibt folgende Optionen zur Verifizierung:

• Zahlungsvorgang mit der Strong Customer Authentication (SCA):Die SCA tritt im Rahmen des Gesetzes zur PSD2 in Kraft und verlangt eine zwei-Faktoren-Authentifizierung des Kunden (mehr dazu erfahren Sie hier).

   

• Elektronische Funktionen des Personalausweises: Die aktuellsten Ausweise verfügen über eine eID-Karte, deren Daten mit Hilfe eines speziellen Lesegeräts und anhand der Eingabe eines persönlichen PINs ausgelesen werden können.

Achtung

Die technische Umsetzbarkeit dieser Methoden kann sich für viele Hotels als aufwendig und problematisch erweisen. So erfolgt in vielen Hotels die Zahlung und somit auch die zwei-Faktoren-Authentifizierung oft erst beim Check-out. Zudem werden Hotelübernachtungen häufig auch von anderen Rechnungsempfängern bezahlt, wie z.B. bei Firmenaufenthalten oder Gruppenbuchungen. Außerdem muss zur gesetzlich korrekten Abwicklung des digitalen Meldescheins das Hotelprogramm (PMS) über eine Schnittstelle mit dem Zahlungsprovider verfügen.

Option 2 zur Verifizierung der digitalen Unterschrift betrifft den Identitätsnachweis anhand des Personalausweises. Die operative Umsetzung dieses Verfahrens gestaltet sich aktuell eher schwierig, da sich momentan im Verhältnis noch recht wenige Ausweise mit der aktivierten Online-Funktion in Umlauf befinden und der Kunde zusätzlich seinen dazugehörigen PIN kennen muss. Die Einrichtung eines speziellen zertifizierten Lesegeräts bringt außerdem weitere Kosten für den Hotelier mit sich. 

Zur Speicherung der Daten für ein Jahr ist ein sicherer Speicherort und die Verschlüsselung vor unbefugten Personen notwendig. Hierzu ist die Voraussetzung, dass das PMS den sogenannten Token zur verschlüsselten Identifikation von Benutzern (als “zweckgebundene Zuordnungsnummer für wiederkehrende Zahlungen bezeichnet”) 12 Monate im PMS speichert und abrufbar hält, um somit jederzeit den Benutzer wieder identifizieren zu können. 

Fazit

Aktuell können Unterkunftsbetriebe selbst entscheiden, ob sie die händische Unterschrift in Papierform beibehalten oder den Prozess wie oben beschrieben digitalisieren möchten. 

Momentan wird also leider nichts aus der simplen digitalen Unterschrift, wie wir sie von der Paketannahme kennen. Trotz allem kann gesagt werden, dass die Einführung des digitalen Meldescheins ein wichtiger Schritt hin zur Entbürokratisierung des Check-in Verfahrens ist.

Informieren Sie sich detailliert über Ihre möglichen Optionen und stellen Sie sicher, dass die Angebote zur Abwicklung des digitalen Meldescheins den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Bis Sie für sich eine adäquate Lösung gefunden haben, können Sie ohne Bedenken weiterhin mit dem für Sie bekannten Verfahren arbeiten. 

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