Das sollten Sie bei Gruppenanfragen unbedingt berücksichtigen

Jeder Hotelier kennt die Situation einer Gruppenanfrage und weiß sicherlich genau mit welchen Handlungen diese Anfrage einhergeht. Einige Grundentscheidungen fallen an, wie zum Beispiel: soll die Gruppe überhaupt angenommen werden und wenn ja welchen Preis kann man durchsetzen. In diesem Artikel hat Ihnen unserer Revenue Managerin Nazarena Donetti ihren Vortrag vom Hotel Revenue Forum in Mailand zusammengefasst und bietet Ihnen Hilfestellung zum richtigen Umgang mit Gruppen.

Reisegruppen stellen ein wichtiges Business Segment für Hotelbetreiber dar. Einen vernünftigen Gruppenpreis zu fixieren kann mitunter ein nicht einfaches Unterfangen sein. Oftmals sind die vereinbarten Konditionen das Ergebnis von langen Verhandlungen, die schon mehrere Monate im Voraus stattgefunden haben.

Generell wird zwischen drei Entscheidungsstufen unterschieden

• Langfristig: Wie hoch soll der Anteil an Gruppenbuchungen im Hotelvertrieb sein?

• Mittelfristig: Soll die jeweilige Gruppe akzeptiert werden, oder nicht?

• Kurzfristig: Wenn ich mich für die jeweilige Gruppe entschieden habe, vorauszusagen wie viele Gäste mich erwarten.

Dieser Beitrag legt den Schwerpunkt auf den mittelfristigen Entscheidungshorizont und damit der Kalkulation des Minimalpreises.

Soll die Gruppe akzeptiert werden oder nicht?

So lautet die erste Grundsatzfrage. Gruppenbuchungen stellen generell eine große Chance für das Hotel dar, da diese viel Umsatz, nicht nur durch die Logis, sondern auch durch weitere Leistungen, bringen. Pluspunkte sind hier Halbpension, Vollpension oder bei Business Gruppen MICE Angebote, mit Zusatzeinnahmen durch die Vermietung von Seminarräumen und Pausenverpflegung. Alles in allen sind Gruppenbuchungen ein sehr vielversprechendes Segment für ein Hotel, das Geheimnis liegt nur darin, die richtigen Konditionen für die Gruppe zu ermitteln und zu verhandeln.

Eine der am häufigsten gestellten Fragen lautet: “soll der Preis gesenkt werden, wenn eine Gruppe eine gewisse Anzahl an Zimmern reserviert?”. Denken Sie über diese Frage ganz genau nach! Fast immer zahlen Gruppenreisende einen geringeren Preis als Individualgäste. Ist das Hotel  voll ausgelastet mit einer Reisegruppe, bleiben keine Kapazitäten für Individualgäste, die einen höheren Preis für dasselbe Zimmer bezahlen würden. Hier geht eindeutig Umsatzpotenzial verloren. Hier finden Sie weitere Empfehlungen für eine effiziente Preisstrategie. 

Zur Wertschätzung einer potenziellen Gruppe ist eine Gegenüberstellung der anfallenden Kosten mit dem prognostizierten Umsatz notwendig. Bei den Kosten spricht man von den Opportunitätskosten, also den verlorenen Einnahmen durch die Absage von Individualgästen. Beim Umsatz werden die verkauften Zimmer und Zusatzeinnahmen wie für Seminarraum, Essen etc. berücksichtigt.

Bitte beachten Sie, dass alle Einnahmen unterschiedliche Gewinnmargen haben. Für einen aussagekräftigen Vergleich ist daher eine Berechnung des prozentualen Gewinnanteils am Umsatzes notwendig.

Die Gewinnanteile können wie folgt aussehen

• Die Gewinnmarge bei Logis ist typischerweise ca. 90%

• Bei Essen und Getränken beläuft sich die Marge meist nur auf 30%

• Die Gewinnmarge für Aktivitäten variiert (z.B. bei Outsourcing), liegt bei ca. 50%

Sobald die eigenen Gewinnmargen festgelegt sind, zeigen wir Ihnen ein einfaches Beispiel wie Sie den Minimalpreis für Gruppenbuchungen errechnen.

Beispiel

Wir betrachten eine Gruppenbuchung mit drei Tage Übernachtungen. Das Hotel besitzt insgesamt 200 Zimmer und die Gruppe möchte 50 Zimmer pro Nacht reservieren.

Dies sind die Ergebnisse der Prognose

• 1. Tag: Es werden voraussichtlich 140 Zimmer individuell verkauft

• 2. Tag: Es werden voraussichtlich 190 Zimmer individuell verkauft

• 3. Tag: Es werden voraussichtlich 180 Zimmer individuell verkauft

Laut der Vorhersage beträgt die Durchschnittsrate € 120,00 pro Zimmer und die variablen Kosten belaufen sich auf € 20,00 pro Zimmer. Es wird dadurch also ein Deckungsbeitrag in Höhe von € 100,00 erwirtschaftet. Von der Gruppe können zusätzliche Einnahmen durch Essen und Getränke in Höhe von € 1.000,00 erwartet werden.

Vorgehen zur Berechnung des Minimalpreises

• 1. Tag: Die Prognose verrät, die Auslastung von 140 Zimmer durch Individualkunden. Durch die Annahme der Gruppe mit 50 Zimmern, beläuft sich das Gesamtvolumen auf 190 Zimmer. Mit einer Kapazität von 200 Zimmer haben, muss niemandem abgesagt werden.

• 2. Tag: An diesem Tag wird der Verkauf von 190 Zimmern an Individualkunden prognostiziert. Mit Annahme der Gruppe würden insgesamt 240 Zimmer benötigen. Dafür fehlen 40 Zimmer, daher müssten Individualgästen abgesagt werden.

• 3. Tag: Laut Prognose werden 180 Zimmer verkauft. Mit der Gruppenbuchung käme es zu einem Engpass von 30 Zimmern.

Würde die Gruppenbuchung angenommen werden, müsste im gleichen Zug auf 70 Zimmerbuchungen von Individualgästen verzichtet werden. Ist das sinnvoll bzw. rentabel? Was ist der Umsatz, Deckungsbeitrag, Gewinn?   

Nochmals zusammengefasst: Der Deckungsbeitrag (DB) pro Zimmer von Individualgästen beträgt € 100,00. Es müssen 70 Zimmer  abgesagt werden → € 100,00 DB x 70 abgesagte Zimmer = € 7.000,00 (Opportunitätskosten), wenn die Gruppe angenommen werden würde.

Von der Gruppe können Zusatzeinnahmen in Höhe von mindestens € 1.000,00 für Essen und Getränke erwartet werden. Diese schmälern die Opportunitätskosten → € 7.000,00 Opportunitätskosten - € 1.000,00 Essen und Getränke der Gruppe = € 6.000,00.

Das bedeutet, um den Break-Even-Point zu erreichen, also gewinnbringend zu arbeiten, sind mindestens Einnahmen in Höhe von € 6.000,00 durch die Reisegruppe zu erwirtschaften.

Daraus ergibt sich der Minimalpreis pro vermietetem Zimmer, wie folgt

Bei drei Nächten und 50 benötigten Zimmern mietet die Gruppe insgesamt 150 Zimmer.  → € 6.000,00 Opportunitätskosten: 150 Zimmer = € 40,00 pro Zimmer. Darauf aufgeschlagen werden noch die variablen Kosten in Höhe von € 20,00. Daraus ergibt sich der Minimalpreis von € 60,00 pro Zimmer pro Tag. Ab diesem Wert sind lediglich die Einnahmen durch die Gruppe vs. den 70 Individualbuchungen gleich hoch, es wird noch kein Mehrgewinn durch die Gruppe generiert! Entweder Sie können einen höheren Einzelpreis mit dem Veranstalter verhandeln oder Sie verlassen sich auf Ihre Upselling Künste.

Fazit

Wird die Gruppe angenommen, muss mindestens ein Preis von € 60,00 pro Zimmer pro Nacht durchgesetzt werden, damit zumindest die Opportunitätskosten gedeckt sind. Ist die Gruppe nicht bereit auf den Preis einzugehen, ist der Aufenthalt für den Hotelier nicht rentabel.

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